工作說明書是什麼？
工作說明書 Statement of Work (sow),是一個專案必須提供的工作指南。sow是一個關鍵的管理工具，不管是用來指導賣方或者承包商的工作，或者是用來指導他們的內部工作，sow必須包括所有所期望工作的描述。這些描述不需要在一個很詳細的級別，因為對一個大專案而言，在sow中要把握住細節是很不切實際的，但是應該是全面的並且包含產生交付成果的工作還有比如專案報告這樣的管理工作。
sow將會是專案合同的一個關鍵部分，如果工作是由賣方或者承包商來完成。這項工作是賣方合同中規定的你的義務的一部分。在sow中包括工作僅僅需要完成哪些，在它上面已經相互認可的，或者通過專案變更請求了的工作。sow對於內部團隊也是很重要的，儘管這沒有合法的解釋，因為資源是僅僅被用在哪些在sow中規劃了的工作上。寫這篇文章的目的是給那些專案管理的初學者一些小的提示和技巧來生成一個有效的sow。
我需要一個sow嗎?
sow一個把握專案工作的一個很有用的組織工具。它的價值在於它獲取你專案的所有關鍵工作要素，並且在兩種情況下有用：是和潛在賣方或者顧問的合同的一部分，或者作為一個複雜的大專案中，被規劃為內部活動中的一箇中間步驟。如果你的專案很小或者對於你來說，它可以簡單到能直接描述在你的工作分解結構工具中，你就不需要一個sow了，比如，ms project.
sow是非常有用的，當專案很大並且複雜的時候，因為它可以允許你故意一個某方面的專家來參與工作，並且他不需要訪問ms project.該工作描述，任何人都能通過書面溝通技能和一個技術的工作指令撰寫出來。sow也可以作為一個溝通工具，傳達該專案的範圍基準。
什麼時候編寫sow呢？
sow應該是在你的範圍說明書之後，在你專案的規劃階段編寫。你的範圍說明書應該被首先編寫，並且應該是從一個大範圍來把握專案的產品。比如說，你們公司正發起的一個基於系統的軟體開發專案，以捕獲和跟蹤軟體訂單。你們的範圍說明書可能包括該語言。它可能也包括一個使用者列表，他們應該是支援這個專案的，比如訂單輸入員，配置這個訂單的工程師。你也可以包括一些你希望在這個系統中有的特性，比如，是否是網際網路或者是企業網來訪問，它是儲存了多少訂單，每個訂單應該儲存什麼資訊，這個系統將如何收取訂單付款等等。範圍說明書將提供給你需要建立什麼樣的專案的資訊。現在你知道了，你是正在做什麼，你需要把握你將要做什麼的細節。現在你需要編寫你的sow了。這個專案工作說明書定義了哪些工作需要完成，因此在你為工作制定計劃或在你的wbs分解工作之前，或者你必須把他們寫下來。
sow裡面都有什麼
從你範圍說明書中的一些資訊來開始編寫你的sow。所有在你的範圍說明書中捕獲的因素應該出現在你的sow中。專案範圍說明書往往從更高的層面捕獲你的專案可交付成果；你的sow應該包含這些可交付成果，什麼時間他們應該被交付，這些可交付成果怎麼被建立。sow也應該包括可交付資訊更詳細的資訊。比如，如果你的範圍說明書包括訂單獲取和管理系統，那麼你可以分解這些可交付成果到一個資料庫裡面，以獲取，儲存和跟蹤這些資訊，前置端與使用者的介面和一個報告系統以管理報告。維基百科提供給我們一個標準的sow資訊分類列表：
工作範圍，執行週期，和交付計劃是一些必要的資訊。其他都是可選的，並且只適用於哪些合適的專案。比如，標註哪些在執行組織辦公室內已經被執行的工作為無效，標註該工作空間，而且是誰負責提供，這將關係到諮詢公司能否完成專案工作說明書相關的全部工作。
被執行的工作範圍應該包括哪些與專案交付成果相關的行政工作。行政工作也包括專案管理工作。如果你將要為一個內部客戶工作，你可能不想包含這些專案管理工作。另一方面，包括它將有助於設定客戶/專案發起人的期望。包括一些報告和你想用來保持專案干係人瞭解本專案進展的一些溝通工作，你也應該包括哪些來自於團隊內部的任何訊息，比如進度報告。包括行政工作比如記錄專案時間到一個時間跟蹤工具中，如果使用這個工具對於團隊不具有可操作性。不要嘗試獲取太多關於交付成果的資訊或者怎麼完成這項工作的資訊。記住，當你輸入資訊到專案說明書中時，你需要設定期望值。它將是很困難的，想要改變任何你已經在專案說明書中描述的資訊（你的需求變更需要得到專案發起人或者客戶的同意）。你不應當試著描述一些關於專案可交付成果的細節，當這個專案使用了一個迭代的sdlc。描述哪些會用到的方法和哪些主要的可交付成果。使用瀑布方法將使你描述更多的細節關於做這個工作和這些專案的可交付成果。
接下來的步驟
你的下一個步驟將是讓你的專案發起人或者專案的客戶，批准這個專案說明書。那現在這個專案說明書就成了該專案正式的範圍界限。裡面描述的任何細節必須在最終產品**現。
你的專案說明書描述了專案團隊將要做的工作，但是對於更多細節，你需要更進一步分解這些條目，以便完成你的工作分解結構(wbs).你可能發現在你的sow中的每個條目的唯一性將幫助確定，在sow中所提到的所有的可交付成果都將在你的wbs中有體現。你也應該去核對sow和範圍說明書以確保在範圍書中的條目在sow中都有體現。
在你sow中開始和結束日期，應該也在你的wbs中明確記錄。如果你是正在用ms project或者類似的工具軟體以支援你的wbs分解工作，這個開始日期將是在這個工具中的第一個輸入項，你將使用這個結束日期作為限制條件。一旦你描述完成所有wbs中的資訊，工作分解和任務的計劃，你需要去sow中檢查實際完成時間和計劃完成時間的對比。同樣的方式，你需要使用你的sow中的計劃日期和實際的交付成果作對應檢查。
仔細描述出你專案工作的正確資訊。儘量使資訊儘可能準確，有效的資訊可以使你專案剩下的工作計劃縮短時間和減少路徑。記住它是一個“實際的”文件，在sow中任何內容變更都應該反映到該文件中。
工作說明書範例
＊前言 對專案背景等資訊作簡單描述。 ＊專案工作範圍 詳細描述專案的服務範圍，包括業務領域、流程覆蓋、系統範圍及其他等。 ＊專案工作方法 項目擬使用的主要方法。 ＊假定 專案進行的假定條件，具體內容需雙方達成。 ＊工作期限和工作量估計 專案的時間跨度和服務期限，對於按人天計算費用的專案，需評估服務工作人天，並估算專案預算。 ＊雙方角色和責任 分為供應商的職責和公司的職責，並對關鍵角色的工作職責進行描述“如：專案經理”。 ＊交付件 列出專案的主要交付資料，並對交付件的內容與品質要求進行描述。 ＊完成以及驗收標準 列出項目的完成標準和階段完成標準，完成標準作為專案驗收的依據內容。 ＊服務人員 請列出供應商的人員名單，及顧問資格資訊。供應商人員的變更：描述在什麼情況下可進行供應商人員的變更。 ＊聘用條款 對聘用供應商人員的級別要求、經驗要求及其他相關條款。 ＊收費和付款方式 專案的付款方式、費用範圍、涉稅條款等。 ＊變更管理 專案變更的管理過程、相關規定與約束條件等。 ＊承諾 雙方承諾均已閱讀，理解並同意遵行上述協議書及其條款的約束。 而且雙方同意，所提到的服務條款及其附件(包括工作說明書和變更授權以及任何為雙方協議中獨立完整的陳述)， 取代所有的建議書或其它在此之前的書面或口頭協定以及有關的其他交流。 ＊保密 遵守保密協議（保密條款另行簽署） ＊簽署接受 XXXXXXXXXX公司（供應商） XXXXXXXXXX公司（發包商） 授權簽名：_______________ 授權簽名：_________________ 姓名：_________ 日期：______ 姓名：_________ 日期：______ 職位：___________ 職位：___________
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